Как перевести работников на удаленную работу в связи с карантином?

Сложная эпидемическая обстановка, в которой мы оказались, не позволяет работать в привычном режиме, проводя по восемь часов в день в многолюдном офисе. Поэтому приходится принимать меры по переводу персонала на удаленку, причем экстренно.

Ни один ответственный работодатель не готов рисковать здоровьем и тем более жизнью своих работников, особенно солидного возраста. Кроме того, он понимает, что заражение одного сотрудника с большой вероятностью приведет к распространению вируса на весь коллектив и парализует бизнес. Поэтому одной из основных задач для предпринимателей сегодня стало создание эффективного онлайн-офиса.

В помощь работодателям мы подготовили практические рекомендации по переходу на удаленную работу, которые позволят быстро, без лишних затрат и усилий подстроиться под сложившиеся обстоятельства, не навредив своему бизнесу.

Основные способы перехода на удаленку

Организовать дистанционную работу персонала можно по трем таким схемам.

1. На личных компьютерах сотрудников

Этот вариант удобен в тех случаях, когда не требуется никакое особое программное обеспечение, или этот софт находится в облачном хранилище и нет необходимости устанавливать его на каждый ПК. Так, например, бухгалтеру достаточно иметь доступ к серверу 1С, а менеджеру по продажам – к нескольким базам данных.

1. С передачей в пользование корпоративной техники

Раздавать персоналу компьютеры из офиса стоит в том случае, если для работы нужны специальные программы или у работников нет достаточно мощной личной техники для выполнения всех повседневных задач. Это особенно удобно, если вы оснастили свой офис ноутбуками, но нет особых проблем и с перевозкой десктопных ПК, особенно когда ожидается длительный карантин, как в нашем случае.

1. С доступом к протоколу RDP (удаленного десктопа) по VPN

Это промежуточный вариант перехода организации на дистанционный режим работы, при котором вы поднимаете удаленный рабочий стол на офисном компьютере сотрудника, и он получает возможность пользоваться файлохранилищем, а также мощной техникой.

Создание условий для перехода

Важно учитывать риски, связанные с открытием доступа к рабочим станциям и серверам, и обезопасить корпоративную информацию. Этот вопрос стоит особенно остро, когда вы имеете дело с информацией, к которой по закону ограничен доступ, например, с персональными данными. Чтобы избежать серьезных проблем, которые могут возникнуть при несанкционированном доступе к этим сведениям, необходимо заранее обеспечить информационную безопасность при помощи таких инструментов, как двухэтапная авторизация, фильтры по МАС- и IP-адресам, а также защита каналов подключения.

Особого внимания заслуживает и качество связи. У каждого удаленного работника должен быть качественный домашний интернет с необходимой для работы скоростью. Если его окажется недостаточно, можно на период карантина заказать пакет услуг подороже или перейти на обслуживание к другому провайдеру, предоставляющему более качественные услуги. А их оплату возьмет на себя компания.

Оформление перевода

Чтобы все было оформлено грамотно и нельзя было обвинить работодателя в нарушении законодательства, нужно действовать по такому алгоритму.

• Предложить работникам написать заявления о переходе на дистанционную работу.
• Оформить и подписать с каждым из них дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором будут оговорены условия выполнения трудовых обязанностей в таком режиме.
• Издать приказ (распоряжение) о переходе на удаленную работу.
• Заключить с лицами, отвечающими за техническое оснащение, договоры о материальной ответственности и передать технику по акту.

Необходимость в заявлениях сотрудников обусловлена тем, что без них работодатель должен предупреждать персонал об изменении режима работы за 2 месяца. Содержание дополнительного соглашения зависит от специфики компании и конкретного подразделения, с сотрудником которого подписывается документ (отделы маркетинга, кадров, продаж и т. п.).

Психологический аспект перехода в домашний офис

Вопреки распространенному мнению о низкой эффективности работы из дома, исследования показывают, что в таком режиме персонал демонстрирует даже большую результативность, чем в офисном. Но полученные выводы основаны на изучении эффекта от сознательного перехода на удаленную работу, при котором сотрудники отказываются от офиса по собственной воле и чувствуют, что смогут самоорганизоваться. Что касается персонала, вынужденного менять режим работы, исследований его продуктивности пока нет. Но можно предположить, что она будет гораздо ниже.

 У того, кто привык работать в условиях офиса, жилье ассоциируется только с отдыхом. В связи с этим даже при максимальной мотивации сотрудник, переведенный в home office, может расслабиться и снизить продуктивность. Каждый работодатель должен это учитывать и быть готовым к тому, что переход на удаленку вызовет увеличение нагрузки на менеджмент.

Контроль работников на удаленке

При использовании корпоративной техники или предоставлении работнику удаленного доступа к офисному компьютеру можно контролировать время, проведенное персоналом за работой, установив на рабочие станции специальную систему учета. Независимо от того, где находится компьютер компании, он остается ее собственностью, предназначенной исключительно для выполнения рабочих задач. Поэтому у вас есть полное право контролировать использование техники.

Если сотрудники на удаленке работают на собственных компьютерах, можно действовать по такому алгоритму.

• Создается отдельная учетная запись для работы.
• В ней устанавливаются необходимые для выполнения обязанностей программы и модуль учета трудовой активности.
• Должностные обязанности выполняются под рабочим аккаунтом, а для отдыха сотрудник переходит на личный.

Так можно избежать вмешательства в частную жизнь. Работодатель контролирует только действия в рабочее время, а к персональным данным доступ закрыт.

Организация рабочего процесса и функции менеджмента

Технический аспект перевода сотрудников на дистанционный режим работы мы рассмотрели. Пора перейти к непосредственной организации рабочего процесса. Как показывает статистика, такие трансформации – настоящее испытание для менеджмента, нагрузка на который почти удваивается. В этой связи полезно будет следовать таким ключевым правилам.

1. Индивидуальный подход к каждому работнику

Это базовый принцип организации работы. В условиях офиса все подстраиваются под ритм его жизнедеятельности, а домашняя жизнь у каждого проходит по-своему. Кому-то удобнее сидеть за компьютером с утра до вечера без перерывов, а для другого лучше разбить рабочее время на интервалы от часа до двух. Есть и те, у кого работоспособность просыпается только к вечеру. У всех нас свои персональные особенности, и это обстоятельство лежит в основе главного принципа удаленной работы: если от привычек персонала не страдает общее дело, не стоит требовать их изменения.

Есть, безусловно, специалисты, которые должны придерживаться стандартного графика работы, например, менеджеры по продажам. Но бухгалтеры и программисты вполне могут работать, как им удобно. Контролируйте результаты, а не время, потраченное на их достижение.

1. Создание атмосферы вовлеченности и взаимного доверия

Переводя персонал на удаленную работу, вы даете ему ряд преимуществ. Можно работать по гибкому графику в комфортных домашних условиях с меньшим контролем со стороны руководства. Но для получения необходимой отдачи сотрудники должны быть заинтересованы в качественном выполнении своих обязанностей.

Ощущение свободы приучает следить за своим графиком, но при этом человек начинает более остро реагировать на сомнительные указания руководства. Когда необоснованно меняются условия работы, постоянно происходят форс-мажоры или даются задания, которые нужно было выполнить вчера, значительно снижаются мотивация сотрудника на удаленке и, соответственно, работоспособность.

К такому специалисту нужно относиться как к партнеру или подрядчику, а не подчиненному. Поставьте перед ним задачу, разъясните KPI и продемонстрируйте свое доверие к его способности решать профессиональные вопросы. Но при этом из виду не упускайте.

1. Надзор за удаленными сотрудниками

Допустим, ваш программист выполняет всю работу качественно и вовремя, но тратит на это намного больше времени, чем планировалось. Если так будет продолжаться долго, это приведет к выгоранию, и вы останетесь без работника. Придется искать нового, а это лишние расходы и времени, и денег.

Сложность в работе с сотрудником на удаленке состоит в том, что работодатель не имеет возможности наблюдать, как именно он справляется со своими обязанностями. Если в офисе можно заметить, что кто-то из подчиненных не успевает вовремя выполнить задачу, и перевести его на другой участок работы, более соответствующий навыкам такого сотрудника, то при дистанционном режиме такой возможности нет. Но можно использовать специальные программные инструменты.

1. Средства автоматизации контроля

Работодателю подойдет такой инструмент, как менеджер рабочего времени, позволяющий определять, сколько времени затрачено на определенную задачу. Установив на рабочие станции персонала специальное программное обеспечение, он имеет возможность контролировать его активность, получая автоматически сформированные отчеты. Кроме того, такой модуль полезен и для самого сотрудника.

Главные проблемы работодателя при удаленке и способы их решения

Как правильно организовать переход на удаленную работу, мы рассмотрели. И теперь осталось разобраться, с какими сложностями можно столкнуться при таком режиме. Мы остановимся на трех главных.

1. Падение продуктивности

Сотрудник, как уже упоминалось выше, получает при переходе на удаленную работу ряд преимуществ, в том числе комфорт и персональный график. Но на практике наблюдается довольно быстрое расхолаживание сотрудников, работающих самостоятельно. К самоконтролю привыкли немногие: всю жизнь работая в условиях офиса, где есть коллеги и начальник, при переходе на домашний режим человек теряет продуктивность.

Выход – сохранить уровень контроля

Подчиненные должны понимать, что независимо от своего местонахождения они на работе. Уделяйте внимание проверке KPI, при ошибках или просрочках разбирайтесь в их причинах, не откладывая надолго, и всегда будьте в курсе всех дел. Например, заметив через модуль контроля рабочего времени, что менеджер не возвращается с обеда уже несколько часов, свяжитесь с ним по телефону и выясните, что произошло и почему остановилась работа. Достаточно нескольких таких звонков, и сотрудник изменит тактику своего поведения.

По большому счету, после перевода подчиненных на удаленку контроль не просто нельзя ослаблять, но и нужно усиливать, по крайней мере, на начальном этапе. А для этого стоит использовать автоматизированную систему учета времени работы. Если персонал будет знать, что за ним ежедневно наблюдают, справиться с прокрастинацией и не отвлекаться от дел будет намного проще.

1. Сложности с коммуникацией

Некоторым коллегам сложно наладить взаимодействие даже в условиях офиса, а проведение совещаний между подразделениями компании – еще более сложная задача. При переходе на дистанционную работу все эти проблемы усугубляются, и даже элементарные переписки могут длиться неделями.

Выход – установить четкие правила

Предотвратить возникновение таких сложностей позволяет тщательное формулирование правил взаимодействия, составление четкого расписания и постоянный надзор за его выполнением подчиненными.

Чем понятнее и прозрачнее будут требования руководства, тем меньше сложностей возникнет в процессе работы с персоналом на удаленке. Разумеется, при выборе времени для совещаний и других совместных мероприятий необходимо учитывать, в каком режиме работают все их участники, но после того, как выбор сделан, не должно быть никаких пререканий и обсуждений. Все беспрекословно приходят на назначенную планерку.

1. Сложности с коммуникацией

Находясь в домашней обстановке один на один с компьютером, сотрудник быстро утрачивает связь со своей командой. Это особенно ощутимо, если в условиях офиса он с ней активно взаимодействовал: общался, креативил и совместно создавал идеи. Для такого человека изоляция особенно губительна: пропадает тонус, и развивается хандра.

Выход – поддерживать общение внутри коллектива

Для предотвращения потери вовлеченности нужно наладить коммуникацию при помощи таких средств:

• видеоконференцсвязь;
• голосовые звонки;
• совместные чаты с возможностью выражать свои эмоции посредством стикеров, смайлов и т. п.

Важно осознавать, что каждый сотрудник, как офисный, так и удаленный, является важным членом коллектива и неотъемлемой частью компании. Проявляйте внимание к своим подчиненным, постоянно поддерживайте с ними связь, и вам удастся избежать проблем при переходе на удаленку.