Критерии отбора
Для того, чтобы выбрать подходящего подрядчика, вам необходимо обозначить определенные критерии, ответив на эти вопросы:
- С кем мы хотим работать? Размер и портрет агентства. Кто-то ищет одно агентство “под ключ”, кто-то желает сотрудничать с узкоспециализированными агентствами (СММ, ОРМ)
- Обязательно ли нужны кейсы и отраслевой опыт? Есть клиенты, которым кейсы не важны
- Какая команда нужна для выполнения задач?
Обязательно выделяйте нужные вам условия, выстраивая портрет идеального подрядчика. На основе этого портрета вы можете начинать искать потенциальных подрядчиков.
Где искать потенциальных подрядчиков?
- Рекомендации коллег по рынку. Если подрядчик получил положительные отзывы и рекомендации от ваших коллег, то скорее всего он произведёт приятное впечатление и на вас.
- Профильные списки и рейтинги. Ищем топовые агентства под ваши критерии и связываемся с ними.
- Авторы статей и кейсов на профильных ресурсах (Cossa, АdIndex и т.д.). Многие даже не задумываются искать потенциальных подрядчиков на подобных ресурсах, хотя по опыту знаем, что там можно найти настоящее сокровище.
- Архивы почты. Создайте отдельную папку на почте, в которую вы будете складывать предложения для сотрудничества, чтобы не потерять и вернуться к ним в нужный момент.
Составление тендерного задания
Сложное и непонятное тендерное задание — большая проблема. Многие думают, что большой объем ТЗ сделает его более подробным и четким. Однако громоздкое ТЗ выльется в дополнительное время на коммуникацию с агентством для того, чтобы разъяснить неоднозначные пункты.
5 признаков хорошо составленного ТЗ:
1. Четко и понятно сформулированная цель:
- увеличить количество качественных лидов в X раз
- повысить вовлеченность в сообществе на X%
- снизить долю рекламных расходов до 20%
2. Понятна специфика работы компании:
- описан продукт/бренд
- описана ЦА
- описаны проблемы, не позволяющие достигнуть цели
3. Обозначен бюджет/вилка бюджета
От бюджета зависит, какая команда будет готовить презентацию и расчет и какие инструменты будут внутри.
4. Представлены доступы к системам статистики и предыдущим отчетам
5. Описан формат предоставления коммерческого предложения и критерии оценки
Определяем формат тендера
- Закрытый или открытый. Вы можете пригласить определённое количество агентств и остановиться на этом, или вы объявляете, что любое агентство может принять участие в вашем тендере.
- Допустимое количество участников. Лучше всего, если участников не больше пяти. Так вы сможете пообщаться с каждым участником и сравнить их друг с другом.
- Основные этапы проведения. Отвечаем на вопросы сколько, когда и какие тендеры будут.
- Прописываем критерии оценки тендера.
Основные этапы проведения тендера:
1. Отправка предложений участникам. Сформировать и проверить пакет документов для отправки. Обозначить свободные слоты для брифинга и защиты. Описать процесс взаимодействия.
2. Брифинг. Лучше проводить лично: онлайн или офлайн. По формату — один общий на все агентства либо индивидуальный для каждого.
3. Презентация коммерческого предложения. Определить состав участников со своей стороны, попросить предоставить презентация для ознакомления заранее.
4. Подведение итогов. Оглашение победителя и отправление писем с отказами другим участникам.
Тайминг
Важно понимать, что чем сложнее задание, тем сроки от этапа подготовки брифинга до коммерческого предложения должны быть больше.
Пример тайминга:
* Заказчик ждёт ответ по желанию участвовать в тендере — до конца дня 17.06.22
* Встреча/звонок для детализации задач проекта и подписания NDA — до 26.06.2022
* Презентация плана реализации проекта (включая смету, дорожную карту и подход к реализации — до 16.07.2022
* Решение по тендеру — до 25.07.2022
* Подписание договора — до 07.09.2022
* Запуск проекта — 01.10.2022
На что обратить внимание?
1. Сроки. Выдержало ли агентство поставленные перед ним дедлайны. Насколько оперативно отвечали на запросы и письма.
2. Соответствие ТЗ:
- соответствует ли формат
- рассчитаны ли все цифровые показатели
- насколько уверенно команда защищает проект и отвечает на вопросы
- приводятся ли примеры релевантных проблем и решений
- учтены ли все представленные вами вводные
